超おすすめな生産性向上ツール「Notion」

今回は超おすすめな、生産性向上ツール「Notion」をご紹介したいと思います。

Notionとは、ノート作成、Wiki、タスク管理などができるオールインワンなWEBサービスで(デスクトップやスマホのアプリもあります)、最近、個人での利用が一部制限はありますが無料になりました。

その影響もあって、Twitterなどでも話題にしている人も増えてきた印象。ブログ記事もかなり見かけるようになりました。自分も1年半以上使用してきて、それなりに使いこなしてるのかなと思います。

また、便利な点だけでなく、気になっている点、改善してほしい点もありますので、まとめてレビューしたいと思います。

Notionを始めたきっかけ

自分がNotionを知ったのは2年以上前、会社でサイボウズオフィスがあまり活用されていない状況で、プロジェクト管理やTODO管理もでき、会社の知識情報もきちんとWikiのような体系的にまとめることできる、もっとみんなの日常業務にフィットしたサービスはないかなといろいろ調査していました。

当初は候補としてGoogle apps、kintone、Stock、Asana等が候補にありましたが、どちらもそれぞれ良いところがある一方、痒いところに手が届いていないかんじで、結局TODO管理はTrelloで、カレンダーやドキュメント共有はGoogle・・・のようになりそうでした。

そんなある日、Notionを紹介しているツイートを発見。海外で活躍するデザイナーさんやWEB開発系の人たちが使っている今話題のサービスといういうことで、皆が使いやすい、いろんなことが出来て便利と絶賛していたので、すぐさま自分もテストをしてみることにしました。

Notionの書式設定はマークダウン方式

まず、基本的に覚えておいてほしいのは、Notionでは文書を作成するときはEvernoteのようにマークダウンで記述する方式だということ。フォントはもちろん、見出しサイズ、色などについて制約がありますが、逆にこれは社内文書などの書式設定が統一しやすくなるので気に入っています。

文書内の【+】やショートカットから書式を選んだり、要素を挿入することができます。たとえば、下の画像のようなタスクリスト、箇条書き、下層ページへのリンク、WEBブックマークなどなど。

データベースを簡単に作れる

Notionの特筆すべき点は、データベースを誰でも簡単に作れて、その表示形式もテーブル、ボード、リスト、カレンダー、ギャラリーなどいろいろ選べるところ。これによりプロジェクト管理やマニュアルの管理などアイデア次第でさまざまな情報整理ができるのです。

とくにボード形式がおすすめで、Trelloのようなカンバン方式のTODO管理が自分のすきな表示項目で簡単に作れちゃいます。

同じデータをテーブル(一覧)形式にするとこんな感じ

便利なリマインド機能

個人的に気に入っているのが、リマインドを柔軟に設定できること。この手のTODO管理を使ったことがある人ならわかると思いますが、リマインドの設定が時間がちゃんと当日にイベント時間で設定できなかったりします。Notionだとこのように細かく設定可能です。しかもひとつのタスクにリマインド項目を複数設定することも出来ます。

便利なインポート&エクスポート機能

じつはNotionはプリントアウト機能がないのですが、文書を紙資料にしたいときには、ExportからPDFにすると良いですよ。また、マークダウン形式で書きだすこともできるので、ほかのツールにインポートすることも出来たりします。

そして、充実しているがインポート機能。EvernoteやTrelloからデータをダイレクトにインポートすることができます。そのほか、マークダウン、CSV、HTML、ワードまでなんでも。Notion上のテーブルにはCSVでデータを取り込むときにマージすることも出来るので、定期的に売上レポートなんかを取り込んで管理することも可能。

Wikiも簡単に作成可能

ページの中に、さらに下層ページリンクさせることができるから、情報を体系的に整理したwikiページがすぐに作れます。ヘッダー画像はもちろんのこと、アイコンをカスタマイズしたり、見出しや仕切りの線を入れたり。さらにページにコメント機能があるので、後進の履歴管理などにも使えます。

日本語どうなの?大きな問題はある?

Notionは日本で問題なく使えるけど、インターフェイスは残念ながら英語です。でも、文書内で日本語は問題なく使えますし、データベースのプロパティ項目などは自由にリネームできますので、日本語にしてあげれば社内で英語だとわかりづらいといった問題もありません。決済はカードか振り込みになります。今のところ大きなトラブルに見舞われたことはありません。以前、Cloudflareが落ちた時にサービスが一時停止になったくらいです。(あのときはいろんな企業が影響うけてたし!)あと、ちょっとわかりづらいのは期間でフィルターかけるときでしょうか。今週とか、今月とかわかりやすいフィルター項目があるとよいと思います。

どんな使い方しているのか

会社では、全社的なポータルを作成して、連絡事項、マニュアルデータベースやルールブックがすぐに参照できるようにしたり、カレンダーを表示しつつ、その日だけの予定をフィルターで抽出したリスト化してわかりやすくまとめてます。

そのほか、部門ごとにポータルを作成して、TODO管理、マニュアル、引継ぎ資料、顧客リストなどをまとめたり。

うちはプロダクトもやっているので進捗管理にも使用していますが、サプライヤーさん、進捗ステータス、生産、納入の期日など項目も自分たちが使いやすいように用意、使いながら問題があれば改修して活用しています。

また、個人的にはゲームのレビューまとめてみたりしてます。これはギャラリー表示。添付画像をカードのサムネイルとして表示しています。マルチセレクトでゲームのパブリッシャーやレーティングを選べるように。クリックすると感想分の画面へ切り替わります。

また、Windowsのコマンドプロンプトわかりやすくまとめたり。

とにかくアイデア次第で何でも出来る

Notionって本当に、アイデア次第でなんでもできちゃうんですよね。例えば商品サンプルの貸し出し管理なんかも、今までは紙の帳票とかエクセルで管理していたと思いますが、管理更新が意外と面倒。Notionであれば気軽に作成して継続も楽々。商品貸し出ししたときに、担当者が起票するとすぐに日付入りのカードが作成されるので、写真をスマホで撮って添付しておいて、あとは返却期限をリマインドしておくだけ。

あと、Googleのスプレッドシートやスライドショーなんかも埋め込みできるので、細かい作業は向こうでやっておいて、Notionに埋め込んで表示するだけにしたりするのも良いですよ。googleではフォルダでしか管理できないことも、こちらではドキュメントで捕捉したりいろいろ出来るのが良いですね。何でもNotionでやろうと思い込まないこともポイント。

本当に便利すぎるツールNotion。ポストGoogleと呼ばれるのも納得できます。あとはAPI連携が実装されれば鬼に金棒。とにかく、パーソナルプランが無料になったのはすごいこと。ぜひ使ってみてください!

日本語ヘルプページ(素晴らしい!)
https://www.notion.so/Npedia-9851b488b96846c3b04c691cd3419326

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